Ontmoetingscentrum De Rietschoot en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Wij zijn ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Met deze informatie laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken. Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van de Rietschoot. U dient zich ervan bewust te zijn dat de Rietschoot niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren. De Rietschoot respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

De Rietschoot zal nooit gegevens van haar klanten, vrijwilligers en personeelsleden doorgeven aan derden. De registratie van klanten beperkt zich tot naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Voor leveranciers geldt hetzelfde waarbij vermeld moet worden dat het bankrekening van leveranciers ook wordt opgeslagen. Voor medewerkers en vrijwilligers wordt de wettelijk voorgeschreven informatie bewaard, zowel digitaal en hard copy. De Rietschoot zal nooit zaken registreren die te maken hebben met geslacht, geaardheid, gezondheid en geloof.

De AVG kent zes grondslagen op grond waarvan persoonsgegevens gevraagd en bewaard mogen worden. Een organisatie moet tenminste aan één van de die grondslagen voldoen om persoonsgegevens te mogen vragen. De grondslagen zijn:

  • Toestemming van de betrokken persoon
  • Gegevensverklaring is nodig voor de uitvoering van de overeenkomst
  • Gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
  • Gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van vitale belangen
  • Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
  • Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen

Met nam de tweede grondslag geldt voor De Rietschoot. Bijvoorbeeld bij verhuur of verlenen van onze diensten dienen de naam, adres, woonplaats gegevens van de huurder bekend te zijn om een offerte en factuur te kunnen verzenden. Van medewerkers en vrijwilligers worden naast de naam, adres en woonplaats gegevens ook kopieën bewaard van een identiteitsbewijs, bankpasje en diploma’s en certificaten. In dat geval is naast grondslag 2 ook grondslag 3 van toepassing. De wet schrijft immers voor dat een werkgever de identiteitsbewijzen van haar werknemers aan daartoe bevoegde controleurs moet kunnen tonen.

Welke informatie registreert De Rietschoot?

  1. De Rietschoot registreert van haar klanten alleen de informatie die nodig is voor het op een goede manier afwikkelen van de (huur)overeenkomst. Het gaat dan om: Naam van de huurder/bedrijf, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
  2. De Rietschoot registreert van bedrijven waarbij ingekocht wordt of waaraan opdrachten worden gegeven: Naam bedrijf, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en link van de website.
  3. De Rietschoot registreert van haar werknemers: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, kopie identiteitsbewijs en kopie van de bankpas.
  4. De Rietschoot registreert van haar vrijwilligers: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Bewaren van persoonsgegevens bij De Rietschoot

De gegevens van de klanten worden in een speciaal reserveringsysteem (Zaalagenda) opgeslagen. Deze software is beveiligd met een password en is alleen toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers. De gegevens van de medewerkers bij De Rietschoot worden bewaard in een afgesloten ladekast waarbij alleen de bedrijfsleider, of diens plaatsvervanger, toegang heeft tot deze informatie. De Arbodienst en de Salarisadministratie beschikken eveneens over de gegevens van de medewerkers. Met hen is een overeenkomst gesloten zoals dat in de verordening is voorgeschreven. De mailadressen die nodig zijn voor de onderlinge communicatie staan op de desktop computer van de Bedrijfsleider. De desktop computer is beschermd tegen virussen.
Bij de entree van De Rietschoot registreert een camera alle binnenkomende en vertrekkende gasten. De data zijn extern opgeslagen bij een daartoe gespecialiseerd bedrijf (Spyke Security). De data worden na 49 dagen verwijderd.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

De bedrijfsleider en de dienstdoende gastvrouw/gastheer hebben bij de uitoefening van de werkzaamheden toegang tot naam, adres en woonplaatsgegevens van een klant. Er moet immers gecommuniceerd kunnen worden over afspraken die gemaakt zijn. De bedrijfsleider, en het bestuurslid die verantwoordelijk is voor personeelszaken, hebben toegang tot de informatie over de medewerkers en vrijwilligers. De administratie heeft toegang tot de naam, adres en woonplaatsgegevens van huurders en de vrijwilligers voor het verwerken van de nota’s en uitbetalen van vergoedingen.

Website en Facebook De Rietschoot

Alle huurders krijgen de gelegenheid om via de social media promotie te maken voor het door hen georganiseerde evenement of activiteit. Zij moeten vooraf schriftelijk toestemming geven voor het gebruik van de gebruikte persoonsgegevens. Voor aangeleverde afbeeldingen geldt dat zij De Rietschoot moeten vrijwaren van copyright en dat zij schriftelijk moeten verklaren dat personen die op de foto staan daar toestemming voor hebben gegeven of dat het personen zijn die niet rechtstreeks of makkelijk naar namen te herleiden zijn.

Wie is verantwoordelijk?

Primair is de bedrijfsleider bij De Rietschoot verantwoordelijk voor het handhaven van de strikte regels op het gebied van de AVG. De uiteindelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van De Rietschoot.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen.
Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen:

Ontmoetingscentrum de Rietschoot
Saskerstraat 22
072-5615595
info@rietschoot.nl